ISO 9001 merupakan standar internasional di bidang sistem manajemen mutu. Suatu lembaga/organisasi yang telah mendapatkan akreditasi (pengakuan dari pihak lain yang independen) ISO tersebut, dapat dikatakan telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal manajemen penjaminan mutu produk/jasa yang dihasilkannya.(wikipedia). Lembaga/organisasi dapat berasal dari non pemerintah maupun pemerintah misalnya Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).
ISO adalah Internasional untuk Standardisasi (International Organization for Standardization) dan disingkat ISO. ISO adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasi nasional setiap Negara.
ISO 9001 merupakan standar international yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan sasaran mutu (quality objective) serta pencapaiannya. ISO 9001 dapat diterapkan dalam setiap jenis organisasi/perusahaan berdasarkan persyaratan klausul ISO 9001. ISO 9001 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu.
Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah sebuah sistem yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan dan memungkinkan perbaikan yang berkelanjutan. SMM juga adalah kemampuan suatu organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang dilayankan.(quality insurance)
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Batam atau yang lebih dikenal sebagai KPPN Batam merupakan kantor vertikal di daerah dari Direktorat Jenderal Perbendaharaan dibawah Kementerian Keuangan.
Pembentukan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Batam sebagai KPPN Percontohan dalam rangka pelaksanaan pelayanan prima sebagai salah satu amanah reformasi birokrasi Kementerian Keuangan dengan terbitnya Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor KEP-163/PB/2012.
KPPN Batam melaksanakan Sistem Pelayanan Prima Satu atau yang lebih dikenal sebagai One Stop Service, dengan menerapkan pembagian fungsi layanan yaitu adanya front office (FO), middle office (MO) dan back office (BO). Sistem ini bertujuan untuk membantu satuan kerja di wilayah kerja pembayaran KPPN untuk mendapatkan pelayanan pencairan anggaran belanja dengan waktu yang singkat dan akurat serta tidak berbelit-belit. Perkembangan selanjutnya terhitung mulai tanggal 2 Januari 2015, KPPN Batam menerapkan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) yang berbasis teknologi informasi sebagai langkah maju dalam pelayanan kepada stakeholder/mitra kerja KPPN. Pengembangan sistem dengan teknologi informasi bertujuan menutup peluang untuk melakukan tindakan korupsi, kolusi dan nepotisme disamping menjadi standar waktu dan kualitas pelayanan.
Untuk menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi KPPN maka telah diterbitkan Standar Operating Prosedur (SOP) sebagai pedoman bagi pejabat/pegawai KPPN dalam melaksanakan tugas dan fungsi, serta bagi pemangku kepentingan untuk mengetahui dan memahami prosedur kerja setiap kegiatan yang dilakukan oleh KPPN.
Dengan penerapan SOP maka kualitas/mutu layanan diharapkan dapat meningkat. Dalam pencapaian kinerja juga didukung oleh adanya kebijakan peta strategis pencapaian visi organisasi yang harus dilaksanakan dari berbagai perspective, yang diwujudkan dalam indikator kinerja utama.
Penerapan sistem manajemen mutu adalah suatu keputusan strategis bagi suatu organisasi, yang dapat membantu organisasi untuk meningkatkan kinerjanya secara keseluruhan dan menyediakan dasar yang kuat untuk inisiatif inovasi organisasi secara berkelanjutan. Manfaat potensial suatu organisasi yang mengimplementasikan sistem manajemen kualitas berdasarkan standar internasional diantaranya:
1. Kemampuan untuk menyediakan produk dan jasa secara konsisten yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan persyaratan hukum serta peraturan yang berlaku;
2. Memfasilitasi peluang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan;
3. Menangani risiko dan peluang yang terkait dengan konteks dan tujuannya;
4. Kemampuan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan sistem manajemen mutu yang ditentukan.;
Berdasarkan karakteristik layanan dan proses yang ada, maka KPPN Batam tahun 2015 mulai mempersiapkan diri dalam rangka menerapkan sistem manajemen mutu (SMM), yaitu SMM ISO 9001:2008. Dengan semangat dan bersungguh-sungguh dalam upaya memenuhi semua persyaratan untuk mendapatkan sertifikat SMM ISO 9001:2008. Setelah melalui tahapan audit oleh PT British Standard Institution (BSI) Indonesia, yang merupakan vendor yang ditujuk untuk melakukan audit dan diperoleh hasil bahwa terhitung efektif per 12 November 2015 KPPN Batam mendapatkan sertifikat SMM ISO 9001:2008 nomor FS 643088. Dengan diperolehnya sertifikat SMM ISO 9001:2008 dari PT British Standard Institution (BSI) Indonesia, maka KPPN Batam secara resmi dinyatakan sebagai kantor layanan yang bersertifikat SMM ISO 9001:2008.
Untuk mempertahankan predikat sebagai kantor layanan yang menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2008, maka pada tahun 2016 dilakukan audit suveilance oleh SGS (Société Générale de Surveillance), dan diperoleh sertifikat dengan nomor ID 16/03822, bahwa KPPN Batam layak untuk mempertahankan sertifikat SMM ISO 9001:2008 yang dimiliki.
Kemudian pada tahun 2017 dilakukan audit suveilance oleh PT BSI Indonesia dan diperoleh sertifikat sueveilance nomor FS 684114, sehingga KPPN Batam masih berhak dan layak sebagai kantor pelayanan bersertifikat SMM ISO 9001:2008, yang berlaku sampai dengan tanggal 14 September 2018.
Keberhasilan mempertahankan tidak terlepas dari kedisiplinan menerapkan prinsip-prinsip-prinsip manajemen mutu dengan menjalankan yang dinyatakan dalam klausul-klausul yang dipersyaratkan SMM ISO 9001:2008.
Prinsip-prinsip manajemen mutu tersebut adalah :
1) Fokus Pada Pelanggan
Organisasi tergantung pada pelanggan mereka. Karena itu, manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi harapan pelanggan.
2) Kepemimpinan
Pimpinan puncak organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.
3) Pelibatan Orang
Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk kemanfaatan organisasi.
4) Pendekatan Proses
Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses mengubah masukan (input) terukur kedalam keluaran (output) terukur melalui sejumlah langkah berurutan yang terorganisasi.
5) Pendekatan Sistem Pada Manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.
6) Perbaikan Berkesinambung
Perbaikan berkesinambung dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Perbaikan berkesinambung didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Perbaikan berkesinambung membutuhkan langkah-langkah konsolidasi yang progresif, merespon perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan sehingga akan menjamin suatu evolusi dinamis dari sistem manajemen mutu.
7) Pendekatan Fakta Pada Pengambilan Keputusan
Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi sebaiknya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.
8) Hubungan Yang Saling Menguntungkan Dengan Pemasok
Suatu organisasi dan pemasoknya memiliki hubungan yang saling tergantung sekaligus saling menguntungkan. Pembinaan hubungan yang demikian akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.
Sehubungan dengan SMM ISO 9001:2008 akan berakhir bulan September 2018, maka Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan mengeluarkan peraturan berupa Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor KEP-151/PB/2018 tentang pedoman implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.
Sehingga pada tahun 2015 KPPN Batam harus melakukan konversi untuk implementasi dari SMM ISO 9001:2008 ke SMM ISO 9001:2015 melalui tahapan yang sudah ditetapkan yaitu:
1. Tahapan Penyusunan dan Penetapan Pedoman Mutu KPPN;
2. Tahapan Internalisasi Pedoman Mutu KPPN, dan
3. Tahapan Pelaksanaan Pedoman Mutu KPPN.
Implementasi sertifikasi SMM ISO-9001 bukan bertujuan untuk memperoleh sertifikat. Oleh karena itu, sangatlah keliru apabila organisasi menerapkan sertifikasi SMM ISO-9001 hanya bertujuan untuk mendapatkan sertifikat. Hal yang lebih penting dan harus dipertahankan bahkan ditingkatkan oleh organisasi yang mengimplementasikan sertifikasi ISO-9001 adalah komitmen organisasi terhadap jaminan kualitas produk, efisiensi, efektivitas, produktivitas, dan improvement proses operasi.
Demikian juga dengan KPPN Batam dengan pencapaiannya berupa sertifikat SMM ISO 9001:2008 yang dapat dipertahankan secara berturut-turut selama tiga tahun, mulai awal pencapaiannya sampai sekarang, menunjukkan bahwa KPPN Batam berkomitmen tinggi dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu. Diantaranya menjalankan siklus implementasi SMM ISO 9001:2008, diantaranya 1) Menjalankan audit internal. Audit yang ditujukan untuk memeriksa apakah ukuran kinerja dari setiap proses bisnis tercapai dan sistem dijalankan sesuai rencana, 2) Melakukan Tinjauan Manajemen. Ini dilakukan untuk meninjau Sistem Manajemen Mutu secara keseluruhan. Sebagaimana dalam kebijakan mutu KPPN Batam yang diterapkan senantiasa berkomitmen dalam pelayanan kepada mitra kerja “BATAM” yang berarti Bersih, Amanah, Transparan, Akuntabel dan Modern.
*)Penulis merupakan Kasubag Umum KPPN Batam