Natuna (ANTARA) - Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Natuna, Provinsi Kepulauan Riau, memusnahkan sejumlah arsip milik Dinas Pariwisata (Dispar) yang telah melewati masa retensi atau batas waktu penyimpanan, sebagai upaya mengurangi penumpukan dokumen dan meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kabupaten Natuna, Erson Gempa Afriandi, dikonfirmasi dari Bintan, Kamis, mengatakan jumlah arsip yang dimusnahkan mencapai 750 eksemplar, yang seluruhnya berusia di bawah 10 tahun dan telah melewati masa simpan sesuai jadwal retensi arsip (JRA).
Kegiatan dilakukan pada Kamis, di Kantor Dispar Natuna yang berada di Kompleks Masjid Agung Baitul Izzah.
“Pemusnahan arsip agar tidak menumpuk dan membebani ruang penyimpanan,” katanya.
Ia menjelaskan, Dinas Pariwisata menjadi salah satu dari tujuh organisasi perangkat daerah (OPD) yang ditunjuk sebagai percontohan Gerakan Penyusutan Arsip, program yang digagas untuk menciptakan tata kelola arsip yang tertib dan berkelanjutan di lingkungan Pemkab Natuna.
Kegiatan pemusnahan tersebut merupakan tindak lanjut dari pelaksanaan gerakan penyusutan arsip yang dimulai pada Oktober 2024, dan kali ini memasuki gelombang kedua.
“Pemusnahan ini juga sekaligus menjadi bagian dari rangkaian kegiatan menyambut Hari Ulang Tahun Kabupaten Natuna. Melalui kegiatan ini, kami ingin menumbuhkan kesadaran setiap OPD agar mampu melakukan penyusutan arsip secara mandiri,” ujar dia.
Tujuh OPD yang menjadi percontohan meliputi Dinas Pariwisata, Dinas Kesehatan (Dinkes), Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP), Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bakesbangpol), Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM), Badan Pengelolaan Keuangan dan Pendapatan Daerah (BPKPD), serta Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Setwan).
Menurut Erson, Bakesbangpol Natuna menjadi OPD berikutnya yang telah menyatakan kesiapannya melakukan penyusutan arsip, dan kegiatan tersebut dijadwalkan akan dilaksanakan pada pekan depan.
Ia menegaskan, seluruh proses pemusnahan arsip dilakukan sesuai prosedur dan telah mendapatkan persetujuan dari Bupati Natuna. Proses pemusnahan disaksikan oleh perwakilan Bagian Hukum, Inspektorat, dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
“Penyusutan arsip dilaksanakan melalui mekanisme yang telah ditetapkan. Dimulai dari pemindahan arsip dari masing-masing bidang ke sekretariat, kemudian dilakukan verifikasi. Setelah dinyatakan memenuhi syarat, kepala dinas mengajukan izin pemusnahan arsip kepada bupati untuk mendapatkan persetujuan,” ucapnya.
Ia menambahkan, arsip yang telah habis masa retensi bisa dimusnahkan secara manual dan tidak boleh diperjualbelikan dalam bentuk apa pun. Upaya ini, kata dia, tidak hanya untuk menjaga efisiensi penyimpanan, tetapi juga untuk melindungi keamanan dan kerahasiaan informasi milik pemerintah daerah.
“Kami berharap seluruh OPD dapat terus meningkatkan kesadaran dan komitmen dalam pengelolaan arsip sesuai ketentuan yang berlaku,” ujarnya.
Komentar