Menjalin Komunikasi, Membangun Koordinasi di KPPN Batam

id KPPN Batam,perbendaharaan

 

Pengelolaan SDM di Ditjen Perbendaharaan dilakukan dengan cara menyelenggarakan assessment secara periodik sebagai pemenuhan standar kompetensi jabatan untuk setiap jenjang jabatan struktural. Dalam hal ini akuntabilitas dan obyektifitas menjadi penting guna memenuhi kaidah the right man on the right place. Para pegawai yang telah memenuhi persyaratan administratif seperti minimal kepangkatan III/b sekurang-kurangnya 2 tahun, sudah bisa mengikuti assessment. Termotivasi untuk terlibat dalam berbagai hal posiitif dalam organisasi, maka saya ikut assessment tersebut. Selain sebagai pilihan berkarier, juga ada keinginan untuk selalu mengembangkan diri.

Setelah melalui beberapa tahapan seleksi yaitu hard skill (assessment untuk mengetahui penugasan terhadap hak-hal yang bersifat teknis), kemudian soft skill lebih untuk melihat kecocokan potensi yang dimiliki pegawai dan terakhir proses mentoring, sampailah saya di posisi ready now. Alhamdulillah, namun itu berarti harus siap ditempatkan di seluruh wilayah Indonesia.

Setelah kira-kira 6 bulan dari pengumuman ready now, keluarlah KEP-39/PB/UP.9/2018 tentang Mutasi dan Pengangkatan dalam Jabatan Pengawas di Lingkungan Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan. Keputusan ini menjadi dasar penempatan saya di suatu daerah. Dan sejak 27 September 2018 jadilah KPPN Batam sebagai tempat saya menginjakkan kaki untuk menapaki karir berikutnya.     

Batam yang memiliki luas wilayah daratan sebesar 715 km2, dimana luas wilayah keseluruhan mencapai 1.575 km2, merupakan salah satu kota dengan letak yang sangat strategis. Selain berada di jalur pelayaran internasional, kota ini memiliki jarak yang sangat dekat dan berbatasan langsung dengan Malaysia dan Singapura. Sebagai kota terencana, Batam merupakan salah satu kota dengan pertumbuhan terpesat di Indonesia. Ketika dibangun pada tahun 1970-an oleh Otorita Batam (saat ini bernama BP Batam), kota ini hanya dihuni sekitar 6000 penduduk dan dalam tempo 40 tahun penduduk batam bertumbuh hingga 158 kali lipat. Pertumbuhan penduduk yang sangat signifikan ini merupakan salah satu dampak dari perkembangan ekonomi dan pembangunan Kota Batam. Banyak orang dari berbagai daerah berbondong-bondong mengadu nasib di Kota Batam.  Hal ini membuat Kota Batam memiliki masyarakat yang heterogen yang terdiri dari beragam suku dan golongan. Suku yang dominan antara lain: Melayu, Jawa, Batak, Minangkabau dan Tiionghoa.

KPPN Batam terletak di Jalan Sei Harapan Sekupang, merupakan daerah yang dulunya memang menjadi pusat pemerintahan di kota Batam. KPPN Batam merupakan KPPN Tipe A1 Non provinsi yang memiliki kurang lebih 130 mitra satker di bawahnya. Dalam menghadapi satker ini, KPPN Batam memiliki 1 bagian dan 4 seksi, dengan jumlah total 19 pegawai. Porsi pegawai yang pernah ditempatkan di kantor pusat adalah 5 pegawai dari total pegawai yang ada di KPPN Batam tersebut.  Komposisi usia pegawai millenials terdiri dari 9 orang. Adapun besarnya DIPA 2019 untuk Kota Batam yang harus dimonitor oleh KPPN adalah Rp. 3.786.720.215.000,-.

KPPN memiliki kontribusi yang sangat besar dalam mendukung pertumbuhan perekonomian dan pembangunan Kota Batam. Kontribusi tersebut diwujudkan dalam bentuk penyaluran APBN dan pengawasan terhadap penggunannya. Dalam pengawasannya dibutuhkan jalinan komunikasi yang baik untuk membentuk koordinasi yang solid dengan para Satker dalam mencapai sasaran dan target.

Komunikasi dibutuhkan untuk menyampaikan tujuan dan sasaran yang harus dicapai oleh masing-masing entitas pemerintahan. Bagi KPPN, tujuan dan sasaran yang harus dicapai tertuang dalam PMK Nomor 262/PMK.01/2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang dijabarkan dalam SOP dan menjadi salah satu indikator capaian kinerja KPPN. Demikian pula dengan para Satker, tujuan dan sasaran mereka terkait sinergi dengan KPPN tertuang dalam IKPA (Indikator Kinerja Pelaksanaan Anggaran).

Komunikasi untuk mencapai koordinasi yang solid harus dijalin baik di internal KPPN maupun terhadap eksternal yaitu para Satker yang dibinanya. Untuk menjalankan fungsinya, KPPN Batam yang bertugas mengawasi pelaksanaan DIPA Kota Batam memiliki tantangan tersendiri. Dengan jumlah Satker yang besar dan tersebar di pulau-pulau kecil menuntut dibutuhkannya strategi komunikasi yang efektif guna membangun koordinasi yang solid terkait pengawasan pelaksanaan DIPA dari mulai pencairan hingga pelaporannya. Membangun koordinasi yang solid dengan para Satker menjadi tantangan bagi saya sebagai pejabat baru di Seksi Verifikasi dan Akuntansi (Vera). Tantangan tersebut antara lain :

1.    Menghadapi perbedaan culture stakeholder (termasuk Satker) yang beragam karakternya. Keanekaragaman budaya penduduknya, tentu membutuhkan penanganan tersendiri dalam mengelola komunikasi yang efektif. Memang, dengan keanekaragaman penduduk itu, masyarakat Batam menjadi masyarakat yang open mind dan mudah menerima perubahan. Namun di sisi lain, penduduknya yang mayoritas pendatang ini banyak memunculkan benturan culture seperti etos kerja dan disiplin. Permasalahan yang sering muncul di level Satker adalah adanya keterlambatan penyampaian laporan, akurasi dan kualitas laporan yang kurang sesuai sehingga membutuhkan revisi berkali-kali, penyampaian laporan diakhir periode yang menyebabkan terjadinya penumpukan sehingga berdampak pada melambatnya server jaringan.

2.    Menghadapi perbedaan culture budaya kerja pegawai kantor pusat dan kantor daerah.

Di dalam internal KPPN pun, ditemukan adanya perbedaan budaya kerja. Terasa perbedaan antara budaya kantor pusat dengan kantor daerah. Dimana culture kantor pusat lebih terasa dinamikanya, disiplinnya dan kegigihan untuk mencapai target kerjanya. Sayangnya, keunggulan culture kantor pusat belum semuanya diterapkan di daerah. Perbedaan culture dilingkup KPPN Batam membutuhkan effort tersendiri untuk beradaptasi dalam :

a.    Berinteraksi dengan pelaksana yang sebagian besar merupakan generasi millenials sehingga membutuhkan treatment khusus dalam pendekatannya.

b.    Menghadapi sesama pejabat pengawas, bagaimana bias bekerja sebagai tim, sesuai dengan tupoksi masing-masing.

c.    Menghadapi atasan, sebagai pemimpin tertinggi dalam 1 unit kecil, dibutuhkan pendekatan yang tidak formal dan cair untuk kelancaran dan kelanjutan tugas sehari-hari.  

 

Perbedaan culture dalam menghadapi pelaksana daerah cukup terasa. Keragaman culture di batam memunculkan kebiasaan-kebiasaan yang membutuhkan tantangan untuk diperbaiki, diantaranya:

a.    Disiplin, kedisiplinan bekerja terutama dalam meanfaatkan jam kerja sebaik mungkin. Seringkali, kebiasaan ngeriung dan ngobrol mengurangi kedisiplinan dalam bekerja.

b.    Pemahaman Satker terhadap aturan pada tupoksi terkait KPPN belum merata, salah satunya karena sering terjadi pergantian pengelolaan keuangan, namun tidak disertai perpindahan transfer ilmu yang memadai.

c.    Kesadaran pencapaian target kerja, kebiasaan melakukan pekerjaan di last minute, dan tidak mendokumentasikan pekerjaan dengan rapi, akan mempersulit pekerjaan di akhir periode atau ketika ada tuntutan untuk membuat laporan pertanggungjawaban.

d.    Kesadaran untuk mencapai target masih harus ditingkatkan, banyak yang belum menyadari pentingnya pengelolaan keuangan yang akuntabel berefek kepada Satker itu sendiri, bukan hanya  untuk KPPN.

e.    Kerja sama sebagai tim, dibutuhkan koordinasi dan komunikasi terbuka terus menerus. Jangan sampai ada ketidakpedulian dari masing-masing seksi atau masing-masing Satker dalam bekerja.

f.     Dedikasi dan motivasi tinggi dalam bekerja dibutuhkan untuk mencapai target. Seringkali, hal ini belum dilihat oleh para pegawai, sehingga masih harus terus diingatkan oleh para Kasie.

g.    Tingkat pemahaman pegawai terhadap pelaksanaan teknis yang beragam (Internal KPPN). Lamanya jam kerja di KPPN pada suatu bidang tentu berpengaruh terhadap tingkat pemahaman pelaksanaan teknis. Namun, hal ini menjadi tuntutan kepada para pegawai agar dapat menjadi fast learner dalam mempelajari berbagai hal baru.

h.    Koordinasi terkait pekerjaan. Untuk mencapai target organisasi, tentu dibutuhkan kerja sama beberapa bagian, oleh karena itu harus dibangun komunikasi yang efektif dalam menciptakan koordinasi yang positif.

Untuk mensinergikan tercapainya tujuan dan sasaran bersama diperlukan metode komunikasi yang strategis. Komunikasi harus dibangun secara customize disesuaikan dengan culture daerah dan karakter personel baik satker maupun pelaksana KPPN Batam.

Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. (Wikipedia).

Bentuk komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Komunikasi above the line dilakukan sebagai metode untuk menyebarkan informasi yang bersifat umum. Sedangkan komunikasi below the line dilakukan untuk menyampaikan informasi secara khusus terkait kebutuhan-kebutuhan tertentu.

Strategi Komunikasi Dengan Satker

Komunikasi above the line adalah menyampaikan informasi melalui website KPPN Batam dan media social. Informasi yang disampaikan biasanya bersifat general seperti peraturan-peraturan baru yang diterbitkan ataupun sistem dan aplikasi baru yang digunakan. Karena sifatnya penyampaian informasi general, maka metode komunikasi above the line yang dilakukan KPPN Batam lebih banyak menginduk pada kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.

Peran KPPN Batam adalah untuk memastikan bahwa peraturan-peraturan baru dan sistem / aplikasi baru tersebut dilaksanakan dengan baik dan benar diwujudkan melalui pengawasan yang intensif.

Komunikasi below the line adalah strategi yang digunakan secara customize untuk memonitor pelaksanaan peraturan-peraturan baru dan sistem / aplikasi baru tersebut.  Komunikasi below the line yang telah dilakukan KPPN Batam adalah dengan menyampaikan informasi melalui tatap muka baik berupa konseling, FGD, Bimtek, melalui whatsap Group dan sebagainya. Strategi ini dinilai efektif karena Satker dapat langsung menyampaikan kesulitan-kesulitan yang dihadapinya dalam menerapkan peraturan-peraturan baru dan sistem / aplikasi baru. Disisi lain, KPPN dapat dengan efektif memantau permasalahan yang ada di tingkat Satker dan melaporkannya ke kantor pusat Ditjen Perbendaharaan.

Komunikasi below the line ini cukup efektif dalam membangun koordinasi dengan Satker. KPPN dapat dengan mudah menginstruksikan Satker untuk segera menindaklanjuti temuan yang didapatkan KPPN dari sistem monitoringnya.

Strategi Komunikasi Dengan Pelaksana Internal KPPN Batam

Sebagai Pejabat Esselon IV baru, dibutuhkan effort yang cukup kuat untuk beradaptasi dengan posisi baru dan tempat kerja yang baru. Tantangan sebagai pemimpin dari satu bagian yaitu Seksi Verifikasi dan Akuntansi menuntut kemampuan yang tinggi dan responsive dalam menghadapi permasalahan yang ada dibagian tersebut. Selain itu, fungsi sebagai change agent yang diemban harus diwujudkan dalam bentuk koordinasi yang efektif yang diwujudkan dalam kekuatan team work untuk dapat segera merespon permasalahan-permasalahan yang muncul.

Beragam perbedaan seperti yang telah disampaikan diatas, menuntut kreativitas pemimpin dalam merumuskan strategi komunikasi apa yang harus dilakukan kepada bawahannya untuk menciptakan koordinasi yang efektif. Kemampuan pimpinan dalam merumuskan strategi komunikasi dapat mengantisipasi perbedaan persepsi antara pimpinan dan pelaksana dalam merespon permasalahan yang muncul terkait pencapaian tujuan dan target. Adapun faktor-faktor yang menghambat komunikasi antara pimpinan dan pelasana, yaitu:

1.    Adanya kecenderungan pelaksana menyembunyikan pemikiran mereka.

2.    Persepsi pelaksana yang melihat bahwa pimpinan tidak tertarik dengan masalah yang sedang mereka hadapi.

3.    Seringkali pimpinan kurang berhasil memberi penghargaan kepada pelaksana yang telah memberikan informasi.

Faktor-faktor tersebut menimbulkan persepsi masing-masing yang berakibat pada cara menyelesaikan permasalahan yang ada. Untuk mengantisipasi perbedaan persepsi tersebut, Planty dan Machaver merumuskan strategi tatap muka sebagai strategi yang cukup efektif dalam hubungan pimpinan dan pelaksana.

KPPN Batam telah menjalankan strategi komunikasi efektif sepeti yang disebutkan oleh Planty dan Machaver. Strategi tatap muka telah diwujudkan dengan diadakannya weekly meeting  setiap minggu serta morning briefing setiap selasa s.d. kamis, dimana setiap individu diminta menyampaikan permasalahan yang dilihatnya dilingkup kerja KPPN Batam.  Selain itu juga diadakan sharing session dimana setiap individu menyampaikan ide dan pemikirannya baik orinil maupun berasal dari sumber lain.

Strategi komunikasi tersebut cukup efektif dalam mempererat hubungan antar individu di KPPN Batam, dan mempercepat proses penyelesaian masalah karena pimpinan dapat langsung menanggapi dan memberikan arahan. Untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, KPPN Batam sebaiknya lebih meng-encourage pelaksana untuk lebih berani menyampaikan ide-ide dan pemikiran agar organisasi menjadi lebih dinamis.

*) Penulis adalah Kepala Seksi Vera pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Batam.

Dokumen sumber:

1.    Wikipedia

2.    https://www.dictio.id/t/bagaimana-startegi-komunikasi-yang-baik-di-dalam-sebuah-organisasi/16487 



Keterangan : Isi dan maksud tulisan sepenuhnya tanggung jawab penulis, bukan tanggung jawab redaksi
Penulis :

COPYRIGHT © ANTARA 2019

Komentar