Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah (KPAD) Kabupaten Natuna:

"Wujudkan Natuna Cerdas Dengan Membaca dan Jadikan Arsip Sebagai Pemersatu Bangsa"

Natuna (Antara Kepri) - Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kabupaten Natuna, berdiri pada tahun 2008, berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Natuna Nomor 38 Tahun 2008 tanggal 15 Desember, dipertegas dengan Peraturan Bupati Natuna Nomor 43 tahun 2012 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tugas Badan dan Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Natuna tanggal 31 Oktober 2012.

Pembangunan bidang perpustakaan, diarahkan untuk mampu meningkatkan kecerdasan kehidupan bangsa, serta menumbuhkan budaya gemar membaca yang pada akhirnya mampu untuk merubah sebuah maindset melalui pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan, sebagai sumber informasi berupa karya tulis, karya cetak atau karya rekam.

"Berdasarkan Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Pasal 2,3 dan 4, disebutkan bahwa perpustakaan diselenggarakan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat, demokrasi keadilan, keprofesionalan, keterbukaan, kerukunan dan kemitraan," ungkap Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna, Hasbullah, SE.

Selain itu kata Hasbullah, perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi dalam rangka meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa.

"Tujuan perpustakaan adalah untuk memberikan layanan kepada masyarakat agar suka membaca, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa," kata Hasbullah.

Sedangkan untuk penyelenggaraan kearsipan, berpedoman pada Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1971 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri, yang dalam penerapannya disebut dengan Sistem Kearsipan Pola Baru.

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna mempunyai tugas pokok merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis bidang perpustakaan dan kearsipan daerah, serta melaksanakan tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan yang sesuaikan dengan lingkup tugasnya.

"Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, KPAD mempunyai fungsi, diantaranya mengelola Administrasi Kepegawaian, Keuangan, Umum dan Perlengkapan, serta menyusun program dan Pengendalian Kebijakan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan Daerah," jelasnya.

Kemudian katanya, merumuskan kebijakan teknis serta pembinaan teknis bidang pengembangan dan perawatan perpustakaan, merumuskan kebijkan teknis, fasilitasi, koordinasi serta pelaksanaan perpustakaan termasuk pengelolaan dan perawatan arsip yang selanjutnya diserahkan kepada Bupati.

Dalam susunan organisasi, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna Terdiri dari
Kepala Kantor, Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Pengembangan dan Perawatan Perpustakaan, Seksi Pelayanan Perpustakaan dan Seksi Pengelolaan dan Perawatan Arsip.

Tugas Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna adalah memimpin, mengkoordinasikan, membina serta mengelola seluruh kegiatan teknis, administrasi dan ketatausahaan secara umum, dilingkungan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Sedangkan, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas merumuskan dan menyusun rencana kerja dan kegiatan, menyelenggarakan urusan kepegawaian, ketatausahaan, keuangan dan perlengkapan serta urusan rumah tangga.

"Tugas Sub Bagian Tata Usaha meliputi, merencanakan program kegiatan pertahun anggaran sub bagian tata usaha berdasarkan tugas, fungsi dan renstra sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan, menghimpun dan menyusun bahan Rencana Kerja Strategi (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja) Kantor serta menghimpun bahan dan menyusun LPPD,  LKPJ, LAKIP dan segala bentuk pelaporan lainnya dilingkup kantor," ujar Hasbullah.

Selanjutnya, tugas Seksi dalam Pengembangan dan Perawatan Perpustakaan kata Hasbullah, merencanakan kegiatan seksi pengembangan dan perawatan perpustakaan berdasarkan sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.

Kemudian, Seksi Pengelolaan dan Perawatan Arsip mempunyai tugas merumuskan dan menyusun rencana kerja dan kegiatan, melaksanakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengelolaan dan perawatan arsip.

"Tugas Seksi Pengelolaan dan Perawatan Arsip meliputi, merencanakan kegiatan seksi Pengelolaan dan Perawatan Arsip berdasarkan sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan, kemudian mencari, mengumpulkan, menghimpun dan mengelola data termasuk informasi yang berhubungan dengan tugas Seksi Pengelolaan dan Perawatan Arsip," ujarnya lagi.

Visi, Misi dan Tujuan.

Untuk dapat terlaksananya tugas pokok dan fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna, Pengelolaan dan Pelayanan perpustakaan dan Kearsipan telah metetapkan Visi dan Misi nya.

Adapun visi yang ditetapkan dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut adalah Terwujudnya Perpustakaan dan Arsip Daerah Sebagai Pusat Pengembangan Masyarakat Belajar dan Sumber Informasi Masyarakat Kabupaten Natuna.

"Visi Kita adalah terwujudnya Perpustakaan dan Arsip Daerah Sebagai Pusat Pengembangan Masyarakat Belajar dan Sumber Informasi bagi Masyarakat Kabupaten Natuna," katanya.

Sedangkan Misi untuk mewujudkan visi tersebut adalah mengembangkan sumber daya manusia dalam pengelolaan perpustakaan dan kearsipan, serta meningkatkan kualitas dan kuantitas layanan.

"Selain itu, misi yang ingin di capai adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca masyarakat serta meningkatkan peran dan fungsi arsip dalam kehidupan bermasyarakat, berpemerintah dan bernegara," tambahnya.

Dan tujuan untuk melaksanakan visi dan misi itu adalah Terwujudnya Sumber Daya Manusia Perpustakaan dan Kearsipan yang professional dan berkualitas.

"Tujuannya adalah terwujudnya lembaga perpustakaan yang refresentatif, meningkatnya minat baca masyarakat dan tertatanya arsip untuk menjamin ketersedian arsip yang autentik, utuh dan terpecaya," ungkapnya lagi.

Adapun sasaran yang ingin dicapai dari tujuan itu adalah, meningkatkan kinerja aparatur kantor perpustakaan dan arsip, pengembangan perpustakaan dan peningkatan mutu dalam pelayanan. Selain itu, juga memasyarakatkan budaya gemar membaca, terlaksananya pengelolaan arsip baik dalam lingkungan Pemerintah Kabupaten Natuna dan Swasta.

Jumlah pegawai pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna hingga tahun 2013 berjumlah 45 orang, yang terdiri dari 1 orang kepala kantor, 1 orang Kasubag Tata Usaha, 1 orang Kasi Pengembangan dan Perawatan Perpustakaan, 1 orang Kasi Pelayanan dan 1 orang Kasi Pengelolaan Arsip. Dengan jumlah 15 orang pegawai negri, 22 orang PTT dan 8 orang Honor kantor.   

Hasbullah menambahkan, pada saat pelaksanaan anggaran berjalan telah dilakukan penyempurnaan terhadap APBD  Tahun 2013 melalui Peraturan Daerah nomor 10 tahun 2013 tanggal 27 November 2013 tentang Perubahan APBD Kabupaten Natuna Tahun 2013 serta Peraturan Bupati Nomor 46 Tahun 2013 tanggal 27 November 2013 tentang Penjabaran APBD Perubahan Tahun Anggaran 2013.

"Dukungan dana Kantor Perpustakaan dan arsip daerah Kabupaten Natuna dituangkan dalam APBD Natuna Tahun 2013 berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Natuna Nomor 1 tahun 2013  tentang APBD Kabupaten Natuna Tahun Anggaran 2013 kemudian dijabarkan dengan Peraturan Bupati nomor 3 tahun 2013 tentang Penjabaran APBD tahun 2013," katanya.

Sarana yang dimiliki oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna terdiri dari, Ruang Kepala Kantor, Ruang Kasubbag TU dan Staf, Ruang Kasi Pengelolaan dan  Perawatan Arsip Serta Staf, Ruang Kasi Pengembangan dan Perawatan Perpustakaan dan Staf, Ruang Kasi Pelayanan Perpustakaan dan Staf, Ruang Baca, Ruang Rapat, serta Ruang Bendahara.

Kemudian, 7 unit Pustaka Kecamatan sebanyak yang berada di Kecamatan Bunguran Timur Laut, Subi, Seraran, Serasan Timur, Midai, Bunguran Barat, dan Desa Gunung Putri kecamatan Bunguran Barat. Juga didukung oleh 2 unit mobil Pustaka Keliling masing-masing dari bantuan PNRI dan Anggaran KPAD.

Dibagian Seksi Pelayanan Perpustakaan, mempunyai tugas merumus dan menyusun rencana kerja dan kegiatan, melaksanakan pelayanan, mengolah data dan imformasi tentang perpustakaan, mengacu kepada fungsi Perpustakaan Daerah Kabupaten Natuna, dimana perpustakaan merupakan tempat yang dapat dijadikan sebagai pusat belajar, rekreksi dll.

"Pelayanan yang ada di Perpustakaan Natuna meliputi, layanan Sirkulasi, Refrensi, Membaca, Jasa Informasi, Internet Gratisuntuk masyarakat umum dan anggota pustaka, peminjaman buku yang dimulai pukul 08.00 s/d 17.00 Wib setiap hari Senin s/d Sab tu, pustaka keliling dengan mendatangi kesekolah dan tempat umum lainnya dan layanan bagi anggota baru secara gratis," tuturnya.

Jumlah buku yang dibaca selama Tahun 2013, berjumlah 8.151 buku dengan berbagai macam jenis buku dari Karya Umum, Ilmu Sosial, Ilmu Teknologi, ilmu Filsafat, Bahasa, Kesenian, Agama, Ilmu Murni dan Sastra.

Sedangkan untuk pengunjung selama Tahun 2013 berjumlah 7006 orang, yang terdiri dari PNS sebanyak 479 orang, Umum 924 orang, Mahasiswa sebanyak 2384 orang. Kemudian dari siswa setingkat SMU berjumlah 571 orang, SMP berjumlah 1477 orang dan SD sebanyak 1171 orang.

"Perpustakaan Daerah Kabupaten Natuna pada saat ini terus berupaya untuk meningkatkan koleksi buku, salah satunya dengan berupaya menghimpuh koleksi yang diminati oleh semua kelompok masyarakat dengan cara efesien dan efektif.

"Secara umum Koleksi buku yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna berjumlah 6566 judul dengan jumlah 46448 exxemplar," terangnya.
 
Selanjutnya kata Hasbullah, kondisi arsip yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna hingga Desember 2012 berjumlah 84 Perbup, yang ditetapkan semenjak tahun 2005 s/d 2010.

Sejak terbentuk pada tahun 2008 lalu hingga sekarang, KPAD Natuna terus berupaya untuk meningkatkan layanan sesuai dengan tugas dan fungsi, antara lain adalah sebagai fungsi Pendidikan, penelitian, pendokumentasian atau  pelestarian, informasi, dan rekreasi.

"Peran dan fungsi Kantor Perpustakaan dan Arip Daerah sangat strategis, namun masih banyak permasalahan dan kendala yang perlu dicari pemecahannya. Maka kehadirannya menjadi sangat strategis untuk mencerdaskan masyarakat sehingga paradaban sebuah bangsa akan menjadi lebih baik" ungkapnya.

Permasalahan yang paling dirasakan adalah tidak tersedianya sarana dan prasana yang memadai.
Sarana dan prasaran menjadi hal yang penting untuk sebuah organisasi, apalagi unit organisasi yang dikelola dibawah naungan Pemerintah Daerah.

"Kondisi yang ada saat ini belum tersedianya gedung yang refresentatif yang mudah dijangkau, sehingga pelayanan prima tidak terlaksana dengan baik, ditambah lagi dengan tidak tersedianya SDM  yang berkwalitas," imbuhnya.

Permasalahan SDM menjadi penting sebagai ujung tombak dalam melaksan rutinitas, sehingga peran dan fungsi perpustakaan dan arsip dapat berjalan sebagaimana mestinya.

"Sejak terbentuk, hingga sampai akhir tahun 2012, Kantor Perpustakaan dan Arsip belum memiliki tenaga yang professional seperti ketersedian tenaga Pustakawan dan Arsiparis," ujarnya

Strategi

UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah, memberikan nuansa lain dalam perkembangan otonomi Daerah atau penyelenggaraan pemerintah daerah. Undang- Undang ini memberikan kesempatan dan keluasan kepada Daerah otonom dalam mengatur dan mengurus kepentingan Masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri serta bedasarkan aspirasi masyarakat sesuai dengan Peraturan Perundang- undangan yang berlaku.

Paradigma dan strategi baru ini, membuka tantangan besar bagi daerah khususnya di tengah era reformasi, yang menuntut terwujudnya Administrasi Negara yang mampu mendukung kelancaran dan keterpaduan pelaksanaan tugas dan fungsi penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembangunan dengan mempraktekkan prinsip “GOOD GOVERMANCE”.

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna sebagai perangkat daerah mempunyai tugas dan tangung jawab untuk mendukung dan mewujudkan pencapaian visi yang menjadi komitmen bersama.

"Dengan mencermati perkembangan dinamika kehidupan bangsa dan masyarakat Indonesia, Natuna khususnya, KPAD akan menyiapkan dan menyusun langkah strategis guna mendukung dan mewujudkan visi Daerah Kabupaten Natuna," katanya.

Tugas utama perpustakaan katanya adalah berperan aktif melaksanakaan tugas dan fungsi Pemerintah Daerah dan Masyarakat dengan cara menyediakan, menyiapkan, mengolah dan memelihara koleksi bahan pustaka siap pakai, serta sarana informasi lainya yang sesuai keperluan Pemerintah Daerah dan warga masyarakat.

Bangsa  yang maju adalah bangsa yang menghargai perpustakaan, karena perpustakaan merupakan salah satu pusat informasi, ilmu pengetahuan, peneliti bagi masyarakat, sesuai dengan ungkapan “Dengan Buku Tercipta Insan Yang Bermutu, Tanpa Buku Ilmuku Lesu Bangsaku Malu”.

Sebuah perpustakaan sering diumpamakan sebagai UNIVERSITAS RAKYAT, maksudnya adalah perpustakaan merupakan lembaga pendidikan pengetahuan, teknologi dan budaya sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi semua lapisan masyarakat.

"Posisi perpustakaan dalam upaya menunjang kecerdasan kehidupan masyarakat sangat strategis sekali, karena fungsinya melayani masyarakat untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan dengan mudah dan sederhana," ungkapnya.

Untuk itu, perlu adanya pengadaan sarana dan prasarana perpustakaan khususnya meubelair dan sarana penunjang lainya yang memadai, antara lain pengadaan  buku-buku perpustakaan untuk menambah koleksi bahan-bahan pustaka.

"Dan untuk menjangkau masyarakat pengguna perpustakaan di wilayah-wilayah terpencil di seluruh Kabupaten Natuna, perlu adanya perpustakaan keliling," katanya.

Dan untuk menunjang minat baca pada anak-anak, perlu didirikan ruang baca khusus anak-anak yang dibuat menarik dengan dihiasi gambar-gambar warna warni sesuai dunia anak. Diharapkan dengan  ruangan yang demikian, anak-anak  lebih suka berkunjung dan memanfaatkan sarana perpustakaan  yang ada.

Di KPAD sendiri, bagi pengguna perpustakaan yang ingin mendapatkan informasi lewat internet disediakan sarana komputer untuk akses lewat internet. Begitu juga bagi mereka yang membawa sendiri laptop atau PDA, disediakan juga fasilitas jaringan internet wireless.

Untuk tertibnya administrasi kantor perpustakaan dan arsip daerah telah membuat kartu keanggotaan perpustakaan elektronik. Dengan sarana ini untuk pinjaman dan pengembalian buku. Secara otomatis komputer akan meng- Update ke data base komputer.

Sedangkan untuk menunjang pelayanan perpustakaan yang prima, maka perpustakaan menyediakan informasi perpustakaan berbasis SMS (Sort Message Servis). System ini berfungsi sebagai media informasi masyarakat luas mengenai koleksi buku-buku dan naskah-naskah arsip yang ada di kantor perpustakaan dan arsip daerah.

"Bagi para pengguna handphone cukup mengirikan SMS ke nomor yang telah di sediakan dan komputer secara otomatis akan memberikan data- data yang di minta," ungkapnya lagi.

Undang-undang No.7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 3 menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan dan penyelenggaran kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan petanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah.

Selanjutnya, Pengelolaan arsip statis di laksanakan oleh lembaga kearsipan. Lembaga kersipan tersebut terdiri dari Arsip Nasional RI, lembaga kearsipan Propinsi dan Lembaga kearsipan Kabupaten /kota.

Pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan meliputi pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.

Sehubungan dengan belum tersedianya gedung untuk penyimpan Arsip,maka kantor perpustakaan dan arsip daerah perlu memprogramkan kegiatan pengadaan gedung Arsip tersebut. Sedangkan untuk menunjang kegiatan dan pelayanan kearsipan di kantor perpustakaan dan arsip daerah perlu adanya sarana dan prasarana kearsipan khusus mebelair dan sarana penunjang lainnya.

Untuk menjaga keamanan gedung dan Arsip ,ruangan arsip di lengkapi ruangan minitor  ( CCTV) memonitor pengunjung dari hal-hal yang tidak di inginkan sehingga keamanan ruangan dan arsip itu sendiri terjamin.

Untuk memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang di simpan di perlukan penanganan secara sistematis dengan menggunakan manajemen pengelolaan kearsipan berbasis komputerisasi. Dalam hal ini penyimpan arsip bukan hanya dalam bentuk arsip konversional tetapi juga dalam bentuk Soft copy Komputer.

UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah, memberikan nuansa lain dalam Otonomi Daerah atau penyelenggaraan Pemerintah Daerah. Undang –undang ini memberikan kesempatan dan keluasan kepada daerah otonomi dalam mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri serta berdasarkan aspirasi masyarakat dengan sesuai Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku.

Paradigma baru ini membuka tantangan besar bagi daerah khususnya di tengah era reformasi yang menuntut terwujudnya Administrasi Negara yang mampu mendukung kelancaran dan keterpaduan pelaksanaan tugas dan fungsi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dengan mempraktekan prinsip “GOOD GOVERMANCE”.

Hal yang perlu di cermati dan diperhatikan oleh pemerintah adalah, belum tercapainya visi dan misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah, yang disebabkan belum tersedianya sarana dan prasarana kantor lengkap dan memadai.

Terbatasnya Kuantitas dan Kualitas Sumber Daya Manusia Bidang perpustakaan dan Kearsipan, belum maksimalnya Jaringan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Belum Terlaksananya Pembinaan dan Pengawasan Perpustakaan dan Kearsipan ke Daerah Kecamatan/ Desa, dan sistem Pemeliharaan dan Perawatan Buku dan Arsip Belum Optimal.

Tujuan di dirikannya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Natuna adalah untuk menyelenggarakan layanan informasi untuk kepentingan ilmu Pengetahuan dan Teknologi dengan system pelayanan yang cepat dan tepat serta pemerataan kesempatan belajar melalui layanan perpustakaan kepada masyarakat.

"Mendorong terciptanya gemar membaca di kalangan masyarakat demi tercapainya Sumber Daya Masyarakat yang baik, KPAD Natuna akan terus mewujudkan hubungan kerja yang baik dan berhasil guna bagi Masyarakat, demi tercapainya program Natuna Mas 2020, Sejahtera Merata dan Seimbang," Pungkasnya. (Antara)


Editor:  Evy R. Syamsir