Aku bisa apa?? Pasti akan terbayang lagu yang dibawakan penyanyi Citra Bunga Lestari atau Astrid Sartiasari. Namun, yang akan dibicarakan saat ini bukan tentang lagu tetapi tentang bagaimana Teknologi Informasi yang telah ikut andil dalam perubahan budaya manusia bahkan sampai pada budaya dan perilaku organisasi.
Kehadiran dan perkembangan teknologi informasi (TI) telah merubah proses kehidupan tak terkecuali pada bisnis organisasi. Jaman baru kehidupan manusia telah dimulai dengan revolusi di bidang informasi sehingga organisasi akan saling bersaing dengan kemampuan di dalam memperoleh, memanipulasi, menginterprestasi, dan menggunakan informasi secara efektif.
Para pengguna media elektronik percaya bahwa teknologi informasi (TI) telah menyebabkan komunikasi berlangsung efisien hingga meningkatkan produktivitas organisasi dan individu. Namun tak sedikit yang beranggapan, teknologi informasi dapat mengurangi sensitivitas organisasi dan anggotanya terhadap lingkungannya sehingga justru menjadi teknologi pengganggu yang mengakibatkan kegagalan organisasi/perusahaan. Namun, disadari atau tidak disadari, teknologi informasi telah merubah cara berkomunikasi manusia baik di lingkungan organisasi maupun lingkungan sosial lainnya.
Teknologi Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan bergerak cepat. Interaksi dengan perkembangan teknologi informasi telah menyebabkan transformasi bisnis dan organisasi. Komunikasi sebagai suatu proses pertukaran informasi antara pengirim ke penerima, dan proses penyamaan persepsi antara individu yang terlibat. Efektifitas dan efisiensi adalah hal yang sangat penting dalam proses komunikasi, dan kedua hal ini jugalah yang menjadi pertimbangan bagi individu yang terlibat dalam komunikasi sehingga suatu metode komunikasi diulang dan menjadi kebiasaan yang pada ahirnya akan menjadi budaya.
Alur komunikasi di era teknologi informasi juga kian berubah dari masa-masa sebelumnya. Hal ini tidak lepas dari pengaruh perubahan struktur organisasi sehingga komunikasi organisasi menjadi lebih efektif dan efisien. Metode dan media komunikasi yang semakin kompleks juga menjadi pendorong parubahan metode komunikasi organisasi yang selalu menuntut efektifitas dan efisiensi.
Realita yang harus dihadapi oleh organisasi adalah bahwa penyelenggaraan proses bisnis dengan cara yang lama dan terus menerus sudah tidak akan mampu lagi menghadapi perubahan yang ada. Kemudian dengan rasa pesimis terlontar kata “Aku Bisa Apa?!”.
Ada 3 kekuatan yang berperan besar dalam perubahan tersebut baik secara terpisah maupun kombinasi dari ketiganya, yang tidak mudah untuk dapat diprediksi adalah pelanggan (customer), pesaing (competitors), dan perubahan (change).
Struktur organisasi modern ditandai dengan adanya struktur tim kerja, dimana tim secara permanen maupun sementara membentuk hubungan dan memecahkan masalah seluruh organisasi, dan meperluas kesempatan. Atau dengan pembentukan network organization yang diharapakan dapat merubah pola perilaku individual untuk semua level organisasi. Sehingga diharapkan terjadi komunikasi yang lebih terbuka, terwujudnya kerja sama yang baik, bertanggung jawab, mempertahankan cara pandang/filosofi organisasi, memecahkan masalah secara lebih efektif, memberikan dukungan dan cepat tanggap terhadap situasi dan kondisi yang ada, adanya interaksi yang baik, adanya kemauan untuk mencoba, berpartisipasi dan lain-lain. Organisasi yang efektif adalah yang tidak birokratis, sehingga lebih fleksibel dan dapat bergerak lebih cepat.
Penerapan teknologi informasi dan komunikasi kini telah menjadi kebutuhan individu, organisasi maupun dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap organisasi merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Pembangunan Teknologi Informasi biasanya dilakukan secara bertahap yang disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki yang akhirnya akan membentuk satu sistem informasi yang menyeluruh. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Strategis Organisasi, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi organisasi. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam organisasi, diantaranya sebagai berikut:
- Meminimalkan risiko
Setiap bisnis memiliki risiko, pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control organisasi. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu organisasi mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi. Misalnya pada kejadian bencana alam gempa dan tsunami di Palu dan Donggala, dengan sistem yang dimiliki oleh Kementerian Keuangan cq. Ditjen Perbendaharaan telah meminimalisir resiko dengan tidak terhambatnya penyaluran dana APBN di wilayah tersebut.
- Mengurangi biaya operasional
Peranan teknologi informasi membantu dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional organisasi.
Contohnya:
- Call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
- Order dapat dilakukan melalui situs organisasi tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
- Mengubah proses manual menjadi otomatis, pembuatan laporan keuangan melalui aplikasi secara otomatis tersusun tanpa harus membuat secara manual.
- Nilai tambah
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi organisasi dan pelanggan, yang berbentuk kepuasan pelanggan
Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri.
Kita menyadari, bahwa kehadiran teknologi informasi telah dapat mengurangi intensitas tatap muka yang terjadi dalam organisasi. Padahal interaksi seperti itu diperlukan oleh anggota organisasi yang biasanya menyampaikan keinginan untuk berinteraksi lebih banyak melalui tatap muka walau membawa risiko bekerja tak efisien.
Teknologi informasi akan berdampak baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi dan keunggulan bersaing menyatakan akan terjadi transformasi organisasi yang dimampukan oleh teknologi informasi.
Menghadapi era persaingan industri yang hyper-competitive dengan berbagai kondisi yang tidak pasti dan sulit diramalkan, organiasi harus bersifat dinamis, fleksibel, dan cekatan. Kondisi yang sulit diramalkan ini membuat organisasi harus membuat berbagai perubahan untuk memenangkan persaingan, baik perubahan-perubahan dan perbaikan kecil dan terus-menerus, maupun perubahan besar, radikal, dan menyeluruh.
Perubahan struktur organisasi perlu dikembangkan menjadi struktur organisasi yang memaksimumkan perlunya komunikasi dan keterbukaan, sehingga organisasi benar-benar dapat dikelola secara profesional sebagai senjata ampuh dalam memenangkan persaingan.
Secara perlahan pergerakan komunikasi organisasi perusahaan dari tatap muka menjadi komunikasi yang berbasis kumputer, dan interaksi antar manusia semakin sedikit. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, satu organisasi seolah tidak pernah nyata karena semua kegiatan dilakukan melalui internet dan jaringan komunikasi maya dengan memanfaatkan teknologi informasi. Setiap kegiatan bisnis akan diusahakan dan dirancang sedemikian rupa sehingga interaksi langsung/tatap muka semakin sedikit dan dihilangkan jika memungkinkan karena proses tatap muka tersebut dianggap tidak efisien dalam penggunaan waktu.
Implementasi di Ditjen Perbendaharaan
Perkembangan teknologi informasi di Direktorat Jenderal Perbendaharaan telah dirancang untuk mendukung penyelesaian inisiatif strategis Transformasi Kelembagaan pada Ditjen Perbendaharaan diantaranya yaitu SPAN, SAKTI, MPN G2, TDR, Akuntansi Akrual.
Program Transformasi Kelembagaan di Kementerian Keuangan pada hakekatnya merupakan kelanjutan dari Program Reformasi Birokrasi yang telah ada dan dikenal sebelumnya, yang telah disusun dalam cetak biru transformasi kelembagaan Kementererian Keuangan, yang memuat inisiatif-inisiatif strategis dari masing-masing unit eselon I yang termasuk didalamnya Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
Reformasi Birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan, terutama menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (proses bisnis), dan sumber daya manusia (SDM). Berawal dari cita-cita untuk menjadi institusi yang lebih melayani, akuntabel, dan transparan, Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) juga memulai untuk berbenah.
Kita masih ingat terjadinya perubahan proses bisnis dengan dibentuknya KPPN Percontohan, kemudian KPPN Prima yang dimulai dengan proses assesment bagi pegawai, perubahan mindset untuk melayani, perubahan yang diiringi dengan perubahan dengan menggunakan perangkat teknologi informasi. Terutama sekali dengan adanya program-program aplikasi yang mulai diterapkan untuk mempermudah dan mempercepat pelayanan. Namun demikian dalam perjalanan implementasinya tidak berjalan seperti yang diharapkan. Berbagai reaksi dari pegawai pada waktu itupun bermacam-macam. Utamanya untuk para pegawai yang sudah berada posisi nyaman dan tidak ingin adanya perubahan. Dengan nada berseloroh beberapa generasi tahun 80”an berucap “Aku Bisa Apa?!”. Namun demikian rodapun harus tetap berputar, reformasi harus berjalan sesuai dengan arah kebijakan yang telah ditetapkan.
Sebagaimana yang dirancang bangun dalam pembangunan SPAN/SAKTI yang dimulai dengan berusaha membangun suatu sistem aplikasi yang menggabungkan beberapa aplikasi yang telah ada menjadi satu sistem aplikasi yang terpadu, yang dalam pembangunannya disesuaikan dengan roadmap organisasi. Sebagaimana dengan program aplikasi yang lainnya seperti MPN G2, SAIBA, TDR.
Semakin majunya teknologi informasi yang ada dan semangat untuk inovasi yang diciptakan telah muncul aplikasi-aplikasi baru yang diciptakan untuk mendukung pelaksanaan tugas yang lebih efisien dan efektif, seperti e-office.djpbn, pbnopen dengan berbagai fiturnya. Namun demikian dengan semakin banyaknya kemajuan inovasi, maka semakin banyak konsekuensi yang muncul, sebagian diharapkan namun sebagian juga tidak disengaja atau tersembunyi. Namun, perlu diingat pula bahwa inovasi tetap penting untuk dilaksanakan oleh organisasi. Memang biasanya suatu terobosan atau diterapkannya teknologi yang 'mengganggu' pasti akan ditolak saat pertama kali diperkenalkan oleh individu yang tak bisa memanfaatkan. Sebagai contoh sederhana saja yaitu dengan implementasi SPAN/SAKTI dalam pengelolaan keuangan negara telah berdampak pada berkurangnya interaksi antara anggota organisasi dengan pihak yang dilayani.
Dengan adanya dampak negatif dan positif dari kehadiran TI bagi komunikasi keorganisasian seharusnya semakin membuat organisasi berpikir bagaimana dampak negatif dieliminasi sedangkan dampak positif dimanfaatkan. Jadi, pada prinsipnya tergantung pada kemampuan manusia mengelola TI bagi prestasi kerja dan hubungan sosialnya. Sehingga dengan kehadiran teknologi informasi kita harus berani berucap “APA APA AKU BISA” dan sebuah kepasrahan “aku bisa apa” harus kita tinggalkan.
Terus melakukan perubahan untuk menjadikan kita lebih baik bukan untuk dibandingkan institusi lain namun menjadi lebih baik dari diri kita sebelumnya.
*) Penulis adalah Kasubbag Umum KPPN Batam
Keterangan : Isi dan maksud tulisan sepenuhnya tanggung jawab penulis, bukan tanggung jawab redaksi
Komentar