Pengelolaan Arsip (Antara Kewajiban dan Kemauan)

id KPPN Batam, kppn, direktorat keuangan, arsip

Pengelolaan Arsip  (Antara Kewajiban dan Kemauan)

Ilustrasi, Arsip (Istimewa)

Soeseno Adji *)
Pendahuluan

Arsip...?! Mendengar kata tersebut pastilah terbayang dibenak adalah setumpukan dokumen/naskah, kertas-kertas yang bertumpuk, tempat penyimpanan yang kotor pengab, berdebu dan lain sebagainya. Dengan demikian orang akan enggan untuk mengerti, mempelajari dan memahami dengan benar dalam pengelolaannya.

Pada masa sekarang, naskah atau dokumen yang dimiliki oleh suatu lembaga atau badan, baik lembaga atau badan milik pemerintah maupun lembaga atau badan milik swasta mempunyai arti penting karena mengandung informasi mengenai lembaga atau badan yang bersangkutan. Akan tetapi, tidak semua berkas/naskah/dokumen adalah arsip. Oleh karena itu, permasalahan pokok di bidang kearsipan ialah menentukan atau memilih secara cermat dan tepat, dari setumpuk berkas/dokumen yang dibuat atau diterima, kemudian disortir berkas/dokumen mana saja yang dapat digolongkan sebagai arsip dan mana yang nonarsip.

Dalam perkembangannya masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi (baik pemerintah maupun swasta). Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapi juga dari segi sistem filingnya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu  diperlukan. 

Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan/fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.


Pengertian Arsip

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1, bahwa yang dimaksud arsip yakni Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip memiliki arti yang sangat penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu menjadikan arsip harus untuk diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori kolektif bangsa atau lembaga/organisasi yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di masa kini atau mendatang.

Arsip menjadi bukti otentik mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kelembagaan yang merupakan bagian dari kehidupan berkebangsaan. Oleh karena itu arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan baik pusat atau daerah dan lembaga-lembaga/instansi-instansi pemerintahan harus dikelola dengan baik melalui pemeliharaan dan perawatan yang tepat sehingga keberadaan arsip dapat dipertahankan selamanya mengikuti daur hidup arsip.

Dalam menjamin kelestarian arsip untuk masa mendatang bukan tugas yang mudah karena secara alami semua bahan akan mengalami kerusakan apalagi mengingat iklim tropis yang tidak menguntungkan  bagi kelestarian khasanah arsip. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti : kimia, fisika, biota, manusia, bencana alam, musibah dan lain-lain. Untuk melindungi dan mencegah arsip dari faktor-faktor perusak arsip yang dapat mengancam kelestarian arsip maka harus dilakukan tindakan pemeliharaan dan perawatan termasuk perbaikan jika arsip mengalami kerusakan.

Oleh sebab itu, pemeliharaan dan perawatan arsip harus senantiasa dilaksanakan oleh lembaga arsip maupun lembaga pencipta arsip, namun tentu saja hal itu tidak bernilai guna apabila pengelolaanya tidak profesional. Dengan penataan/pengelolaan yang profesional maka arsip sebagai bahan penyaji informasi dan bukti otentik sebuah lembaga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. 

Dalam lembaga pemerintahan pengelola arsip telah ditetapkan jabatan fungsional arsiparis melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana telah dirubah dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi 13 Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 48 Tahun 2014.

Jabatan Fungsional Arsiparis, mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional di bidang kearsipan yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan kewenangannya pada lembaga negara, pemerintahan daerah termasuk desa dan perguruan tinggi negeri.

Arsiparis adalah seorang ASN yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri.


Perkembangan Pengelolaan Arsip

1.    Sistem penyimpanan arsip

Dari berbagai referensi terdapat sistem penyimpanan arsip (filing system) yang terdiri dari yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah (geografis). 

Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. 

Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut  kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek.

Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. 

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal. 

Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya.


2.    Pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan.

Penggunaan media otomasi arsip dengan pengembangan aplikasi dari tehnologi informasi bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara cepat. 

Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut. 

Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat dapat ditempuh “jalan pintas” untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan  volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang banyak, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi melalui komputer sangat banyak membantu. Teknologi informasi yang berkembang saat ini telah memungkinkan penyimpanan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data tertentu saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan.


Faktor-faktor yang Berkaitan dengan Pengelolaan Arsip

Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan pengelolaan arsip adalah kepemimpinan {leadership) unit kearsipan dan lembaga kearsipan, kompetensi dan profesionalitas arsiparis, sumber daya manusia lainnya, dan kondisi sarana prasarana unit dan lembaga kearsipan.

1.     Faktor Kepemimpinan
Unit kearsipan lembaga kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Kompetensi pimpinan unit dan lembaga kearsipan meliputi :
a)    Ketrampilan teknis yaitu kemampuan menggunakan bahan, peralatan, komputer, almari arsip untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dan mengatasi persoalan penggunaan fasilitas dan pelaksanaan pekerjaan kearsipan. 
b)    Ketrampilan personal/interpersonal skill, yaitu kemampuan untuk bekerjasama, memahami, mempengaruhi dan memotivasi orang lain terutama para pegawai sebagai individu dan anggota kelompok. 
c)    Ketrampilan konseptual, yaitu kemampuan menguraikan dan menjelaskan masalah atau kejadian organisasi, ketergantungan antar satuan dan komponen organisasi, serta mengantisipasi berbagai perubahan yang mungkin terjadi. Termasuk kemampuan untuk melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan.. 
Setiap manajer atau pimpinan unit perlu memiliki berbagai kemampuan tersebut, meskipun sesuai tingkatannya manajer atau pimpinan lebih membutuhkan kemampuan yang berbeda karena fungsi pokoknya yang berbeda. Pimpinan yang memiliki kemampuan tersebut akan dapat efektif dalam melaksanakan fungsi dan peran kepemimpinan atau manajerialnya.


2.     Faktor Kompetensi Arsiparis dan Sumber Daya Manusia
Kompetensi atau profesionalitas arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang melaksanakan tugas kearsipan meliputi kemampuan pengetahuan kearsipan, manajemen dan organisasi; kemampuan ketrampilan atau teknis pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan dan alat-alat kearsipan; pengalaman kerja di bidang kearsipan; kemampuan bersikap kerja yang baik seperti disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan rapi. 

Kompetensi seperti itu sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan kearsipan, karena dengan kemampuan tersebut pegawai dapat bekerja dengan baik dan dengan demikian penyelenggaraan kearsipan dapat efektif mencapai tujuannya. Oleh karena itu penting pula bagi setiap organisasi untuk melakukan pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia sehingga semakin memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.

3.     Faktor Kondisi Sarana Kearsipan
Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit kerja/lembaga kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk melakukan proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan, dan pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur sehingga memiliki standar kualitas dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. 

Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu mengupayakan penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Standar kualitas dan spesifikasi prasarana dan sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang kualitas, bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan. 
Agar pengelolaan arsip dapat efektif dan efisien, maka faktor kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana yang dibutuhkan harus diperhatikan dan dipenuhi.


Implementasi

Implementasi pengelolaan arsip khususnya di lingkup Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan berpedoman kepada Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor SE-40/PB/2019 tentang Implementasi Aplikasi Kearsipan pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan, yang harus dilaksanakan oleh seluruh unit kerja vertikal Ditjen Perbendaharaan paling lambat 31 Jui 2018. Dengan berpedoman Surat Edaran tersebut dan dengan memanfaatkan teknologi informasi telah dikembangkan aplikasi e-office yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelaksanaan pekerjaan pengelolaan arsip di lingkup Ditjen Perbendaharaan.


Kesimpulan

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi beserta pengaruh yang ditimbulkan adalah sangat perlu untuk memanfaatkannya sehingga pengelolaan arsip akan lebih mudah, efisien dan bermanfaat ketika saat membutuhkan dengan cepat. Perlu juga pengembangan Sumber Daya Manusia yang dalam hal ini sudah mendapatkan jabatan Arsiparis agar perlu memahami tehnologi informasi, sehingga pemahaman pengelolaan arsip tidak hanya sebatas yang konvensional. Demikian juga penyediaan sarana dan tempat yang memadai misalnya server yang cukup untuk memuat arsip digital sampai dengan lima tahun. (Antara)

*) Penulis merupakan Kepala Subbagian Umum KPPN Batam

Keterangan : Isi dan maksud tulisan sepenuhnya tanggung jawab penulis, bukan tanggung jawab redaksi
Penulis :

COPYRIGHT © ANTARA 2019

Komentar